Вимоги чинного законодавства України щодо підписання документів
Підпис службового документа є одним із ключових реквізитів, який підтверджує, яка саме посадова особа прийняла рішення та несе відповідальність за його зміст.
Порядок оформлення реквізиту «Підпис» визначено національним стандартом ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», затвердженим наказом ДП «УкрНДНЦ» від 01.07.2020 № 144.
Відповідно до пункту 5.22 ДСТУ 4163:2020, реквізит «Підпис» складається з:
- найменування посади особи, яка підписує документ;
- особистого підпису;
- власного імені та прізвища особи, яка підписала документ.
Таким чином, документ має містити інформацію саме про особу, яка фактично його підписала. Посилання на іншу посадову особу без зазначення фактичного підписанта не відповідає принципу персональної відповідальності за документ.
Як оформлювати документ у разі тимчасової заміни керівника
Цитата з ДСТУ 4163:2020
"У разі відсутності посадової особи, найменування посади, власне ім’я і прізвище якої зазначено в документі, його підписує особа, яка виконує її обов’язки, або її заступник. У цьому разі обов’язково зазначають фактичну посаду, власне ім’я, прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати). Приклад Не дозволено під час підписання документа ставити прийменник «За» чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. Слова «Виконувач обов’язків» або «В. о.» до найменування посади керівника юридичної особи додають лише в разі його заміщення на підставі розпорядчого документа. Приклад В. о. директора Особистий підпис Власне ПРІЗВИЩЕ "
Історія використання похилої риски
Позначення у вигляді похилої риски перед назвою посади:
/Директор /Начальник відділу
було поширене у практиці радянського та пострадянського діловодства.
Його використовували як умовний знак, який мав показувати, що документ підписує не основна посадова особа, а працівник, який її заміщує.
Разом із тим, у доступних нормативних документах СРСР з організації діловодства не встановлено похилу риску як окремий нормативний реквізит документа або офіційний спосіб оформлення заміни підписанта.
Нормативний підхід полягав у тому, що документ повинен дозволяти визначити конкретну особу, яка його підписала, її посаду та повноваження.
Висновок
Використання похилої риски перед посадою є історично поширеною канцелярською практикою, але не є встановленим способом оформлення підпису службових документів.
Для забезпечення юридичної визначеності рекомендується:
- зазначати фактичну посаду особи, яка підписує документ;
- вказувати власне ім’я та прізвище підписанта;
- застосовувати формулювання «виконувач обов’язків» лише у випадках, коли виконання обов’язків оформлено відповідним розпорядчим документом.