Требования действующего законодательства Украины к подписанию документов
Подпись в служебном документе является одним из ключевых реквизитов, который подтверждает, какое именно должностное лицо приняло решение и несет ответственность за содержание документа.
Порядок оформления реквизита «Подпись» определен национальным стандартом ДСТУ 4163:2020 «Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным приказом ГП «УкрНИИЦ» от 01.07.2020 № 144.
Согласно пункту 5.22 ДСТУ 4163:2020, реквизит «Подпись» состоит из:
- наименования должности лица, которое подписывает документ;
- личной подписи;
- собственного имени и фамилии лица, подписавшего документ.
Таким образом, документ должен содержать информацию именно о лице, которое фактически его подписало. Указание на другое должностное лицо без обозначения фактического подписанта не обеспечивает однозначного определения ответственного лица.
Как оформлять документ в случае временной замены руководителя
Цитата из ДСТУ 4163:2020
«В случае отсутствия должностного лица, название должности, имя и фамилия которого указаны в документе, его подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. В этом случае обязательно указываются фактическая должность, имя и фамилия лица, подписавшего документ (исправления вносятся от руки или на печатной машинке, если документ невозможно перепечатать). Пример: Не допускается при подписании документа ставить предлог «За» или правую косую черту перед названием должности. Слова «Исполняющий обязанности» или «И. о.» к названию должности руководителя юридического лица добавляют только в случае его замещения на основании распорядительного документа. Пример И. о. директора Личная подпись Фамилия "
История использования косой черты
Обозначение в виде косой черты перед названием должности:
/Директор /Начальник отдела
было распространено в практике советского и постсоветского делопроизводства.
Его использовали как условный знак, который должен был показывать, что документ подписывает не основное должностное лицо, а работник, который его заменяет.
Вместе с тем, в доступных нормативных документах СССР по организации делопроизводства не установлено использование косой черты как отдельного нормативного реквизита документа или официального способа оформления замены подписанта.
Нормативный подход заключался в том, что документ должен позволять определить конкретное лицо, которое его подписало, его должность и полномочия.
Вывод
Использование косой черты перед должностью является исторически распространенной канцелярской практикой, но не является установленным способом оформления подписи служебных документов.
Для обеспечения юридической определенности рекомендуется:
- указывать фактическую должность лица, которое подписывает документ;
- указывать собственное имя и фамилию подписанта;
- использовать формулировку «исполняющий обязанности» только в случаях, когда исполнение обязанностей оформлено соответствующим распорядительным документом.